如何設計混合會議室，讓遙距參與者也真正參與

1。測試最不先進的參與者的位置

請一個人從室外加入,使用他們的常規設備和連接,而同事在室內保持現實的討論。問哪些發言人很難聽,哪些資訊是不可讀的,是否目前的決定是明確的。從房間的前面看螢幕,無法回答這些問題。

W3C 將遠程會議可用性描述為涉及平台、內容和組織者使用它們。 ^[1] 因此,單獨的標籤按鈕並不保證通信工作。測試您的團隊使用的語言、名稱和討論風格,並提前詢問參與者他們的訪問要求。

二。試試一個對話,而不是“你能聽我嗎?”

不同座位的人會轉動,在分享文件時説話,並回答一個遙遠的問題。聽到缺少的詞語,以色列和寧靜的發言人被誇張。同時研究一個因素:麥克風位置、多台設備播放音頻或背景噪音。這使得下一個設備決策更為明確的目的。

攝影機應該幫助人們瞭解誰在説話。廣闊的視野可以吸引任何人,但使面孔太小才能有用。決定每個任務是否需要對揚聲器、板或物理對象的視圖。如果觀點需要經常改變,請任命一個能夠這樣做的人,而不會停止討論。

3、把文件放在讀者的範圍內

在會議之前直接共享可閲讀的文件,並從接收者的帳户查看訪問。螢幕上的相機不應該是閲讀重要內容的唯一方式:參與者需要自己的視圖,以便轉動、搜尋或使用輔助工具。 W3C的可用演示指南涉及材料的準備和參與者的訪問。 ^[2]

在討論圖表時,請確定圖表、相關值和您正在創建的點。 “這點點”留下了太多的不穩定。如果一個互動顯示器保留了團隊的工作筆記,決定如何保存輸出,以及同事將隨後在哪裏找到它。

A TIIS BOARD 演示 可以包括室內和遠程參與者。帶上您的真實文件,計算機和會議平台。顯示規格本身不會在攝像機、麥克風和會議系統中建立兼容性。

4、讓遠程參與者在進程中佔據位置

任命一個便利者來觀看舉起的手和在線消息。如果在房間內開始一場側面討論,將其本質帶回主對話中。在做出決定之前,明確邀請遠方參與者添加資訊或提出擔憂。沉默可能意味着難以進入討論而不是達成協議。

嘗試一個30分鐘的議程:五分鐘閲讀問題和決策標準,十五分鐘比較選項,五分鐘檢查擔憂,五分鐘記錄決定,所有者和跟蹤日期。這些時間表是一個編輯建議。當缺乏證據時,一個有用的結果可能是與所有者達成協議的調查,而不是提前的決定。

5、接受反對重複工作的房間

使用一個短暫的接受練習,一個普通員工可以完成沒有安裝者的指導:開始會議,打開文件,更改演示文稿,並保存結果。記錄需要幫助的地方。一頁的房間指南應符合實際控制、電纜和設備。

對更新、錯誤報告和維護窗口負責。如果會話記錄,請在開始之前根據組織的政策確定其目的、訪問和處理。當人工智能編寫文本時,在分發之前,必須檢查一個人的姓名、決策和任務所有權。看我們的 實用 AI 試驗指南.

打電話之前,房間準備好了。

對於下一個改進,請遠程同事描述一刻使參與困難。這種觀察提供了一個更有用的起點,而不是在問題被理解之前添加設備。